დოკუმენტები, იქნება ეს ელექტრონული თუ ქაღალდზე დაბეჭდილი ფორმით, ნებისმიერი საწარმოს მნიშვნელოვანი კომპონენტია.
დროთა განმავლობაში, ბიზნესის საქმიანობიდან გამომდინარე უამრავი დოკუმენტი გროვდება, შესაბამისად მათი მართვა შეიძლება რთული ამოცანა იყოს.
კომპანიაში დოკუმენტების მართვის სისტემა (DMS) აგროვებს და ინახავს როგორც ქაღალდებს, ასევე ელექტრონულ დოკუმენტებს. სტატიაში ჩამოთვლილია სწორედ ამ სისტემების დადებითი მხარეები.
შემცირებული საცავი
კომერციული ქონების ხარჯები იზრდება ისევე, როგორც ქაღალდის დოკუმენტების შენახვა. პროგრამულ უზრუნველყოფაზე დაფუძნებული დოკუმენტების მართვის სისტემებს (DMS), შეუძლია შეამციროს კარადების, ყუთების და საცავის საჭიროება.
თუ უზარმაზარ საცავ ადგილს იყენებთ მოცულობითი ბეჭდური დოკუმენტების შესანახად, კაბინეტებში ან მაღაზიაში, არსებობს ამის ალტერნატივა.
დოკუმენტების მართვის სისტემა იყენებს მონაცემთა ბაზას, რომლის საშუალებითაც შეგიძლიათ შეინახოთ დიდი რაოდენობით ციფრული ფაილები ინტერნეტის მეშვეობით.
თქვენ არ გჭირდებათ დოკუმენტების დაბეჭდვა მათ შესანახად, შეგიძლიათ მათი სკანირება და მართვის სისტემაში შენახვა.
გაძლიერებული უსაფრთხოება
დოკუმენტის უსაფრთხოება მნიშვნელოვანია ნებისმიერი ორგანიზაციისათვის, რათა დაიცვან საკუთარი პირადი მონაცემები. DMS საიმედოდ იცავს მნიშვნელოვან დოკუმენტებს.
მას შეუძლია უზრუნველყოს ან შეაფერხოს წვდომა ცალკეულ დოკუმენტებზე სხვადასხვა ჯგუფებისა თუ პირებისათვის. ასევე, DMS თვალყურს ადევნებს და ისტორიაში წერს, თუ ვინ დაათვალიერა დოკუმენტი, როდის მიეცა წვდომა და როგორ შეცვალა ეს დოკუმენტი მნახველმა.
მარტივად ძიების შესაძლებლობა
დოკუმენტების მოძიება შეიძლება შრომატევადი იყოს. მათი მართვის სისტემა კი დაგეხმარებათ ამ დავალების შესრულებაში. ერთი სიტყვის ან ფრაზის საძიებო სისტემაში ჩაწერით მარტივად იპოვით თქვენთვის საჭირო ამა თუ იმ ფაილს.
სისტემას ასევე შეუძლია დოკუმენტის პოვნა არა მხოლოდ სახელის, არამედ მისი შინაარსიდან გამომდინარეც. DMS ასევე იძლევა დოკუმენტებთან დისტანციურად წვდომის შესაძლებლობას. ინტერნეტის გარეშეც კი, თქვენ ნებისმიერი ადგილიდან გექნებათ წვდომა თქვენთვის საჭირო დოკუმენტებზე.
უკეთესი აღდგენის შესაძლებლობა
დოკუმენტების მართვის ნებისმიერი სისტემა უნდა მოიცავდეს, მონაცემთა წაშლის შემთხვევაში, მათი აღდგენის შესაძლებლობას.
ციფრული არქივი უზრუნველყოფს მონაცემთა უსაფრთხოებას და რაიმეს შემთხვევით თუ განზრახ წაშლისას, არ მოგიწევთ დაკარგულზე ფიქრი, რადგან მისი აღდგენა შესაძლებელია.
შესაძლებლობების გამარტივება
დოკუმენტების მართვის სისტემის გამოყენება საშუალებას გაძლევთ თავისუფალი დრო დაუთმოთ უფრო მეტად მნიშვნელოვან საკითხებს. განსაკუთრებით მაშინ, როდესაც დღეში უამრავ ელ.ფოსტას ადევნებთ თვალყურს, რომლებიც დამატებით დოკუმენტებს მოიცავს.
არსებობს მართვის რამდენიმე სისტემა, რომლის საშუალებითაც შეგიძლიათ გახსნათ დოკუმენტები ელ.ფოსტის მეშვეობით, ჩამოტვირთვის გარეშე და შეიტანოთ მასში ცვლილებები, სისტემა ავტომატურად შეინახავს არქივში და ნებისმიერ დროს შეგეძლბათ მისი გახსნა.
ასევე იხილეთ საინტერესო ბლოგები: კომპიუტერული პროგრამების მნიშვნელობა ბიზნესში | როგორ ჩავატაროთ ინფორმაციული ტექნოლოგიების აუდიტი